Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą, a niekiedy nawet mają obowiązek krótszego niż dotychczas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynika to z przepisów ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, o której pisaliśmy tutaj. Zmiany nie obejmują jednak wszystkich w jednakowym zakresie.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej ma ułatwić przechowywanie akt pracowniczych dotyczących zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. Wielu pracodawców liczy również na to, że spowoduje to obniżenie kosztów z tym związanych.
Na mocy przepisów nowelizujących od 1 stycznia 2019 r. pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą nie 50, a jedynie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Zmiana ta dokonała się z mocy prawa i obejmuje wszystkie osoby zatrudnione począwszy od 1 stycznia 2019 r.: zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców.
Co z osobami zatrudnionymi przed 1 stycznia 2019 r.?
Sytuacja kształtuje się odmiennie w odniesieniu do osób zatrudnionych przed wejściem w życie przepisów nowelizujących tj. przed 1 stycznia 2019 r., a jeszcze inaczej w przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
Dokumentacja pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. w dalszym ciągu musi być przechowywana przez okres 50 lat. Natomiast dokumentacja pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. objęta będzie skróconym okresem przechowywania tylko w przypadku spełnienia przez pracodawcę dodatkowych warunków określonych w przepisach nowelizujących.
Decyzja w tym zakresie pozostawiona jest do swobodnego uznania pracodawcy. Jeśli zdecyduje się on na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., to w pierwszej kolejności musi on przekazać ZUS stosowne oświadczenie, tzw. ZUS OSW, a następnie złożyć raport informacyjny, tzw. ZUS RIA.
ZUS OSW oraz ZUS RIA
Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) jest dobrowolne i może zostać dokonane w każdym czasie. Istotne jest to, że złożenie oświadczenia rodzi obowiązek przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych, tj. wszystkich pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Także tych którzy nie pozostają już w zatrudnieniu. Nie jest przy tym dopuszczalne złożenie raportów za wybrane tylko grupy pracowników lub zleceniobiorców.
Projektodawcy uzasadniają takie rozwiązanie koniecznością jednakowego traktowania tych samych grup. Jednocześnie jednak tak szeroki zakres informacji może być czynnikiem zniechęcającym pracodawców do korzystania z tej możliwości. Praktyka pokaże ilu pracodawców zdecyduje się w tych warunkach na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.
