przechowywanie akt osobowych

Rządowy projekt ustawy uprości obsługę akt osobowych?

Po I czytaniu na posiedzeniu Sejmu rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt osobowych pracowników oraz ich elektronizacją został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej.

Obecny stan prawny

Zgodnie z obowiązującymi przepisami na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a także obowiązek przechowywania tej dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obecny okres przechowywania wskazanej dokumentacji wynosi aż 50 lat. Jego respektowanie jest niezwykłe ważne, ponieważ brak realizacji tego obowiązku naraża pracodawcę na odpowiedzialność. Grzywna, która może zostać nałożona na pracodawcę sięgać może nawet 30 tys. zł.

Ponadto, w obecnym stanie prawnym dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w formie papierowej. Nawet jeśli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie jej w formie elektronicznej, to i tak zobowiązany jest do posiadania pełnej dokumentacji w wersji tradycyjnej. Rodzi to problemy zwłaszcza dla pracodawców zatrudniających dużą ilość pracowników. Tak długi okres przechowywania dokumentacji wynika m.in. z tego, że jest ona wykorzystywana do ustalania prawa do emerytury lub renty wypłacanych przez ZUS oraz ich wysokości. Jednakże obszerna dokumentacja przechowywana dla każdego zatrudnionego pracownika przez aż 50-letni okres czasu stanowi dla pracodawców duży problem organizacyjny i logistyczny.

W związku z powyższym, zgłoszony projekt ma na celu skrócenie okresu przechowywania  dokumentacji pracowniczej, a także umożliwienie prowadzenia i przechowywania jej w postaci elektronicznej.

Projektowane zmiany

W pierwszej kolejności zmienić się ma okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecny, 50-letni okres ma zostać skrócony do 10 lat. Zmiana ta możliwa ma być dzięki wcześniejszemu przekazaniu do ZUS wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których następuje ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Regulacja ta ma dotyczyć nie tylko osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, ale również zleceniobiorców. Pracodawca na bieżąco będzie przekazywał stosowne informacje do ZUS i dzięki temu dokumentacja będzie mogła być przechowywana u niego przez znacznie krótszy okres. Co ważne, do pracodawcy należeć będzie decyzja o stosowaniu powyższej regulacji. W zależności od własnego uznania będzie on mógł zrezygnować z proponowanych rozwiązań.

Druga ważna zmiana to umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Obecnie wielu pracodawców decyduje się na prowadzenie dwóch dokumentacji równolegle: w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej. Wersja elektroniczna jest przez nich wykorzystywana na bieżąco, ponieważ ułatwia i usprawnia obsługę, natomiast wersja papierowa prowadzona jest tylko ze względu na ustawowy obowiązek. Projekt zakłada umożliwienie digitalizacji dokumentów i to bez względu na termin ich powstania. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł przechowywać całość dokumentacji tyko w formie elektronicznej bez konieczności prowadzenia równolegle dokumentacji w formie papierowej. Zgodnie z projektem obie postacie dokumentacji będą wywoływały jednakowe skutki prawne.

Projektowane rozwiązania mają na celu umożliwienie redukcji kosztów przechowywania, poprawę jakości dokumentów, a także przyśpieszenie opracowywania i przeszukiwania dokumentów. Jednocześnie nałożą na pracodawców nowe obowiązki.

Nowe obowiązki pracodawców

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany będzie do przekazywania do ZUS danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń. Zatem pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z tej opcji, zobowiązany będzie do przedstawienia specjalnego raportu informacyjnego, co związane będzie z kosztami jego przygotowania.

W zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej pracodawca zobowiązany będzie do właściwego jej zabezpieczenia. Dokumentacja elektroniczna będzie musiała być dostępna tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych, pracodawca będzie musiał zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania, a także zapewnić warunki chroniące dokumentację od zniszczenia lub uszkodzenia. Najpewniej będzie to wiązało się z kosztami związanymi z budową bazy danych odpowiadającej wysokim wymogom technicznym.

Na uwagę zasługuję fakt, iż omawiane zmiany nie będą bezwzględnie obowiązujące. Ustawodawca widząc pewne problemy związane z wieloletnim przechowywaniem dokumentacji w wersji papierowej ma zamiar wprowadzić pewne nowe możliwości, ale to pracodawcy pozostawia decyzję o skorzystaniu z nowych rozwiązań. W związku z tym, jeśli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie, to nie spowoduje konieczności dostosowania się do nowych regulacji – pracodawcy będą mogli postępować tak jak dotychczas.