W ostatnich dniach pojawiły się dwa, długo oczekiwane projekty ustaw zmieniających przepisy Kodeksu pracy. Jeden z nich dotyczy pracy zdalnej i kontroli trzeźwości, drugi dotyczy m.in. obowiązków informacyjnych pracodawcy, umów terminowych oraz uprawnień rodzicielskich. Poniżej przedstawiamy krótkie omówienie projektowanych przepisów w zakresie pracy zdalnej ze szczególnym uwzględnieniem zasad ponoszenia przez pracodawców kosztów wykonywania pracy zdalnej.
Trzy tryby pracy zdalnej
Przede wszystkim zauważyć należy, że praca będzie mogła być wykonywana w sposób zdalny całkowicie lub częściowo albo okazjonalnie. Okazjonalna ma być praca wykonywana zdalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym – do takiej pracy nie znajdzie zastosowania znaczna część regulacji nakładających na pracodawców szereg obowiązków, czy to w zakresie pokrywania kosztów pracy zdanej, czy np. w zakresie BHP.
W każdym przypadku, niezależnie czy praca zdalna będzie wykonywana okazjonalnie czy nie, ma być wykonywana w miejscu wskazywanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą.
Narzędzia pracy
Zgodnie z projektowanymi przepisami, pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Możliwe będzie także ustalenie zasad wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi niezapewnianych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi winien przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Co z kosztami?
Niezwykle istotne z punktu widzenia stron stosunku pracy będą zapewne regulacje związane z ponoszeniem kosztów wykonywania pracy zdalnej. W tym zakresie projekt przewiduje, że pracodawca ma ponosić koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Strony mogą się umówić, że pracodawca będzie pokrywał także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Obowiązek zwrotu kosztów, jak i obowiązek wypłaty ekwiwalentu mogą być zastąpione ryczałtem, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. W świetle projektowanych przepisów, wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu winna być ustalana w oparciu o normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Dodatkowe zobowiązania
Projekt wprost przewiduje przy tym, że zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów pracy zdalnej, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wśród obowiązków, jakie ciążyć mają na pracodawcach w związku z pracą zdalną należy wymienić także obowiązek określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.
Projektowane przepisy przewidują obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, która to ocena uwzględniać ma wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie takiej oceny, pracodawca będzie zobowiązany do opracowania informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czy czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej ma być uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
W dalszych wpisach będziemy prezentować pozostałe projektowane zmiany przepisów obejmujących obszar zatrudnienia.
