Ci pracodawcy, u których działa rada pracowników, której kadencja zmierza ku końcowi, a także ci, u których rada dotychczas nie działała, jednak pracownicy zgłosili wniosek o przeprowadzenie wyborów, powinni już teraz zastanowić się, w jaki sposób wybory te przeprowadzić, aby nie naruszając przepisów regulujących zasady ich przeprowadzania, jednocześnie nie stwarzać dodatkowego zagrożenia zakażeń wirusem SARS-CoV-2. Dotychczas uchwalone w czasie pandemii przepisy kwestii tej bowiem nie regulują i jak dotąd nie zmieniono zasad przeprowadzania wyborów oraz działania rady pracowników.
Wybory na pisemny wniosek pracowników
Przypomnijmy, że wybory członków rady są przeprowadzane na pisemny wniosek grupy co najmniej 10% pracowników. Jeżeli u pracodawcy rada działa, pracodawca ma obowiązek powiadomić pracowników o prawie wyboru kolejnej rady co najmniej na 60 dni przed upływem kadencji dotychczasowej rady. Zaniechanie tych obowiązków może być kwalifikowane jako wykroczenie.
Zwróćmy uwagę, że wniosek pracowników o przeprowadzenie wyborów musi być złożony na piśmie, co oznacza, że nie jest możliwe zastąpienie tej formy np. formą elektroniczną. W czasach, w których wielu pracowników pracuje zdalnie i w miejscu pracy w ogóle się nie pojawia, już sam wymóg własnoręcznego podpisania wniosku może utrudniać zebranie wymaganej liczby i złożenie wniosku pracodawcy.
Ważne są postanowienia regulaminu
Zasady przeprowadzania wyborów, w tym skład i zasady powoływania oraz pracy komisji wyborczej na szczeblu konkretnego pracodawcy powinien określać regulamin uzgadniany z pracownikami wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Warto zwrócić uwagę na jego postanowienia. To jest bowiem dokument, w którym można i należy uwzględnić szczególne rozwiązania związane z prowadzeniem wyborów i pracą komisji wyborczej w czasie pandemii. O ile regulamin nie może naruszać powszechnie obowiązujących przepisów prawa (a te wymagają np. żeby wybory odbywały się w dniu roboczym, były bezpośrednie i tajne), to skąpość regulacji ustawowej daje pewne pole manewru w określaniu reguł działania u konkretnego pracodawcy. To w tym dokumencie należy zatem przewidzieć np. możliwość przeprowadzenia wyborów drogą elektroniczną, o ile taki sposób głosowania będzie zapewniał jego bezpośredniość i tajność. Warto też zastanowić się, w jaki sposób zorganizować prace komisji wyborczej, tak aby jednocześnie chronić jej członków przed eskpozycją na ryzyko zakażenia koronawirusem.
Warto pomyśleć o organizacji pracy rady pracowników w czasie pandemii
Podstawowym dokumentem określającym tryb funkcjonowania rady pracowników jest uchwalany przez nią samą regulamin. Ponownie, przepisy ustawy są dość lakoniczne i poza wskazaniem terminu, w jakim pracodawca powinien zwołać pierwsze zebranie rady, wiele uwagi zasadom jej funkcjonowania nie poświęcają. Daje to zatem możliwość dość swobodnego ukształtowania tej kwestii u konkretnego pracodawcy. Z pewnością warto zatem określić w regulaminie szczególne zasady funkcjonowania rady w czasie pandemii, np. dopuścić możliwość przeprowadzania jej zebrań w sposób zdalny, zastanowić się, w jaki sposób rada będzie działać w przypadku przedłużającej się absencji chorobowej jednego z jej członków, w jaki sposób zapewnić możliwość konsultacji z pracodawcą bez konieczności odbywania bezpośrednich spotkań oraz jak umożliwić sprawny obieg dokumentów i zapewnić ich poufność. To oczywiście niektóre tylko kwestie, na które warto zwrócić uwagę.
