Czy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie

Czy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Zapewne każdy pracodawca spotkał się z prośbą pracownika o udzielenie urlopu na żądanie. Jak powinien się do niej ustosunkować?

Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie?

Obowiązek udzielenia takiego urlopu wynika wprost z Kodeksu pracy. Pracodawca ma udzielać go na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym, w wymiarze do 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Przepisy wyraźnie nie określają jednak pewnej bardzo ważnej kwestii, mianowicie tego, czy pracownik może rozpocząć korzystanie z urlopu zanim pracodawca oświadczy, że się na to zgadza. Na tym gruncie powstaje pytanie, czy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Pomimo istnienia w tym zakresie pewnych kontrowersji, obecnie przyjmuje się, że obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie gdy występują szczególne okoliczności. Dzieje się to wówczas, gdy wyjątkowy i słuszny interes pracodawcy wymaga, aby we wskazanym terminie pracownik pojawił się w pracy.

Urlop jak każdy inny

Warto dodać, że zgodnie ze stanowiskiem orzecznictwa do udzielenia urlopu na żądanie powinniśmy stosować ogólne zasady, odnoszące się do udzielenia urlopu wypoczynkowego. Ma to istotne konsekwencje. Najważniejsze z punktu widzenia pracodawców jest to, że wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Nadto, rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może skutkować uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną. To z kolei stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może nawet być podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia.

Ponadto, pracodawca powinien uwzględnić wniosek urlopowy, jeżeli udzielenie go w danej chwili nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że prawo pracownika do wypoczynku równoważy się niejako z potrzebami pracodawcy. Dzięki właściwemu stosowaniu przepisów dotyczących urlopu wypoczynkowego, dopuszczalne staje się również odwołanie pracownika z urlopu na żądanie. Warunkiem odwołania jest jednak wystąpienie wyjątkowych, nieprzewidywalnych w czasie udzielania urlopu okoliczności. Jeżeli zatem wystąpi nagła konieczność obecności pracownika w zakładzie pracy – możliwe jest odwołanie go z urlopu na żądanie.

Pracownik nie musi się tłumaczyć

Uprawnienie do skorzystania z urlopu na żądanie jest w zasadzie bezwarunkowe, i pracownik nie musi uzasadniać wniosku. Obowiązku takiego nie przewidują w szczególności polskie przepisy. Niewątpliwie jednak, w szczególnych okolicznościach leżących po stronie pracownika mogą one mieć wpływ na decyzję pracodawcy w tej sprawie. Mimo braku obowiązku ich wskazania we wniosku, już samo zaistnienie pewnych szczególnych okoliczności związanych np. ze stanem zdrowia pracownika, które wymuszają jego nieobecność, mogłoby mieć wpływ na decyzję pracodawcy. Mogą być one na tyle poważne, że szczególny interes pracodawcy zszedłby na dalszy plan. Nie byłoby więc dopuszczalne oddalenie wniosku urlopowego.

Pole do nadużyć

Łatwą do wyobrażenia sytuacją jest nadużywanie korzystania z urlopu na żądanie przez pracowników. W takim wypadku pracodawca również ma pewne pole manewru. Dopuszczalne jest bowiem uznanie złożenia wniosku przez pracownika jako nadużycie prawa. Dzieje się tak wówczas, kiedy wniosek sprzeczny ze społeczno – gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Brzmi skomplikowanie, ale o co tu właściwie chodzi? Należy przez to rozumieć niewłaściwy sposób korzystania z uprawnienia do urlopu. Wówczas pracownik nie może liczyć na ochronę prawną takiego działania.

Jaskrawym przykładem nadużycia prawa do udzielenia urlopu na żądanie, będzie świadome działanie pracownika mające na celu narażenie interesu pracodawcy na szkodę czy dezorganizację. Jeżeli w takim celu pracownik złoży wniosek o urlop, pracodawca (zależnie od możliwości dowodowych), będzie mógł odmówić jego udzielenia i nie narazi się na negatywne konsekwencje. Opisywane przesłanki, choć bardzo ogólne, zapewniają pracodawcom pewną ochronę.

Z odwoływaniem się do klauzuli nadużycia prawa należy jednak uważać. Niekiedy nie jest możliwe obiektywne stwierdzenie czy pracownik rzeczywiście bezzasadnie wnioskuje o urlop. Czasem, jak już sygnalizowano, trudne będzie udowodnienie nadużycia. Nieudzielenie urlopu z powołaniem na tę klauzulę powinno ograniczać się do absolutnie wyjątkowych i nadzwyczajnych sytuacji. Pracodawca powinien do takich przypadków podchodzić z dużą dozą ostrożności i uzależnić swoją oceną od wszystkich okoliczności danego przypadku.

Podsumowanie

Jak zatem należy zachować się, oceniając wniosek pracownika? Jak widać aktualna wykładnia przepisów o urlopie na żądanie dopuszcza niekiedy odmowę jego udzielenia. Pracodawcy muszą jednak być w tej kwestii bardzo ostrożni. Rekomendowane byłoby uwzględnienie takich okoliczności faktycznych konkretnego przypadku, jak:

  • rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy i rodzaj stanowiska,
  • natężenia pracy, organizacja i liczebność pracowników w danym dniu czy okresie,
  • konkretnych zadań, które pracownik miał tego dnia wykonać,
  • przyczyna złożenia wniosku (o ile oczywiście pracownik jakąś wskazał).

Odmowa udzielenia urlopu na żądanie będzie dopuszczalna wtedy, gdy nieobecność pracowników w danym dniu spowoduje poważną dezorganizację  pracy i obiektywnie nie będzie możliwe zapewnienie zastępstwa.

Przypominając o koniecznym zachowaniu ostrożności, zwracamy uwagę, że nieuzasadniona odmowa udzielenia urlopu może być poczytana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. To samo tyczy się, np. udzielenia go w innym terminie, niż wskazany przez pracownika.