W grudniowym biuletynie (nr 12/12/2023) UODO opublikował decyzję dotyczącą zakresu danych możliwych do wskazania przez pracodawcę w skierowaniu na badanie lekarskie pracownika. Dotychczas w praktyce pojawiały się wątpliwości czy pracodawca może wskazać dodatkowe informacje, które uzyskał od pracownika w skierowaniu na badania profilaktyczne. UODO jednoznacznie wskazał, że tego rodzaju praktyka jest nieprawidłowa.
Stan faktyczny
Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga związana z wątpliwościami co do zakresu danych umieszczonych na wystawionym przez pracodawcę skierowaniu na kontrolne badania lekarskie. Na skierowaniu zamieszczono adnotację, w której jako przyczynę niezdolności pracownicy do pracy podano zły stan psychiczny i wskazano, że zwolnienie lekarskie zostało wystawione przez lekarza psychiatrę. W adnotacji zawarto również prośbę o skierowanie badanej na konsultację psychologiczną lub psychiatryczną. Skarżąca zażądała usunięcia wskazanych danych oraz wniosła skargę do organu nadzorczego. Pracodawca – spółka z sektora medycznego, tłumaczyła, że skarżąca z własnej inicjatywy informowała go z jakiego rodzaju leczenia specjalistycznego korzysta, a zamieszczenie tego rodzaju adnotacji było uzasadnione rodzajem zadań i zakresem odpowiedzialności związanych z zajmowanym przez nią stanowiskiem.
Stanowisko UODO
Przechodząc do analizy prawnej badanej sprawy organ nadzorczy przypomniał, że przetwarzanie danych osobowych powinno spełniać pewne ściśle określone warunki wymienione w art. 6 ust. 1, a w przypadku danych szczególnej kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia, wskazane w art. 9 ust. 2 RODO. Prezes UODO wyjaśnił następnie, że kwestia pracowniczych badań profilaktycznych unormowana została m.in. w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej zawiera dokładne określenie zakresu danych, jakie powinny zostać zamieszczone w skierowaniu. W załączniku do rozporządzenia zamieszczono również wzór skierowania na badania profilaktyczne.
Pracodawca nie jest uprawniony do podawania danych o stanie zdrowia
Organ nadzorczy uznał, że zakres danych, który należy wskazać w treści skierowania nie obejmuje informacji o stanie zdrowia (w tym o stanie zdrowia psychicznego). Przepisy nie umożliwiają pracodawcy weryfikacji rodzaju przeprowadzanych badań, czy ich wyników i zezwalają tylko na wydanie pracodawcy zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub też o przeciwwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku. Tym samym organ nadzorczy uznał, że działanie spółki polegające na umieszczeniu kwestionowanych przez skarżącą adnotacji na drukach skierowań nie znajdowało uzasadnienia w przepisach RODO i stanowiło naruszenie art. 9 ust.2 RODO w zw. z art. 5 ust.1 lit. a RODO.
Powyższe stanowisko UODO wpisuje się w linię dotychczasowych decyzji, w których organ podchodzi do interpretacji przepisów RODO bardzo restrykcyjnie. Organ nie bierze przy tym jednak pod uwagę obowiązków nałożonych na pracodawcę w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnych badań lekarskich. W skierowaniu na badania Pracodawca musi wskazać opis warunków pracy uwzględniający m.in. informacje o występowaniu na danym stanowisku czynników niebezpiecznych czy szkodliwych dla zdrowia. Problem pojawia się jednak w przypadku, kiedy pracodawca uzyskał od pracownika informacje co do konkretnych dolegliwości czy choroby psychicznej pracownika, które mogą potencjalnie wpływać na zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zgodnie jednak ze stanowiskiem UODO – nie może zamieścić żadnej wzmianki w tej kwestii na skierowaniu. W takiej sytuacji Pracodawca nie ma pewności, czy pracownik poinformuje lekarza o wszystkich dolegliwościach istotnych z punktu widzenia warunków pracy. W konsekwencji mogą powstać wątpliwości, czy lekarz orzekał na podstawie wszystkich istotnych okoliczności i czy pracownik faktycznie – mimo przedstawionych Pracodawcy dodatkowych informacji na temat choroby – pozostaje zdolny do pracy na danym stanowisku. Pracodawca może jedynie wyjaśnić pracownikowi jak istotne jest przedstawienie lekarzowi wszystkich niezbędnych informacji i liczyć, że pracownik się do tego zastosuje.
Jak widać problemy i wątpliwości praktyczne są doniosłe, dopóki jednak stanowisko UODO tym zakresie pozostanie niezmienne, dopóty Pracodawcy nie powinni zamieszczać żadnych dodatkowych adnotacji na skierowaniu. W przeciwnym razie narażają się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia ochrony danych osobowych.
