Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy jest organizowanie pracy pracowników w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. W przypadku pracowników, których praca jest ściśle związana z przemieszczaniem się (pracowników mobilnych), obowiązek ten materializuje się w m.in. poprzez zapewnienie pracownikom zakwaterowania, dzięki czemu pracownicy nie muszą tracić czasu na przejazdy z miejsca pracy do stałego zamieszkania, co z kolei pozwala im na optymalne wykorzystanie czasu pracy.
Pracownik mobilny
Zapewniając pracownikom nocleg, pracodawca działa w interesie własnym, a nie pracownika. Przyjęcie takie skutkuje uznaniem, że koszty zakwaterowania pracowników mobilnych nie podlegają wliczeniu do przychodu pracownika, a skoro tak, to nie stanowią podstawy opodatkowania.
Powyższe zostało potwierdzone w odpowiedzi na interpelację nr 3606 udzieloną przez Ministerstwo Finansów we współpracy z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Interpelacja dotyczyła zaliczania do przychodów pracownika kosztów zakwaterowania pracowników wykonujących pracę w różnych miejscach oddalonych, czy to od miejsca zamieszkania, czy siedziby pracodawcy. W odpowiedzi na interpelację poselską nr 3606 przywołano w szczególności opinię resortu rodziny, pracy i polityki społecznej z której wynika, że jeżeli
„typową cechą określonej pracy jest np. przemieszczanie się w ramach miejsca pracy określonego jako obszar geograficzny, obejmujący przykładowo kilka województw, i niezbędnym do prawidłowego jej wykonywania jest korzystanie przez pracownika z noclegów w miejscu realizacji danego pracowniczego obowiązku bądź obowiązków, to (…) należałoby przyjąć, że koszty takiego noclegu nie powinny obciążać pracownika, lecz w całości spoczywać na pracodawcy”.
W odpowiedzi z 1 sierpnia 2024 r. Ministerstwo Finansów wskazało też, że w przypadku pracowników mobilnych i finansowanych im noclegów, sprawa została dawno rozstrzygnięta i nie wzbudza już rozbieżności. Z tak postawioną tezą nie sposób się zgodzić, jako że do dziś zdarzają się przypadki uznania przez np. ZUS, że koszty noclegów pracowników mobilnych stanowią ich przychód, który należy uwzględniać przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Oddelegowanie
W ocenie Ministerstwa problemy interpretacyjne pojawiają się natomiast przy oddelegowaniu, czyli przy czasowym wykonywaniu pracy lub zadania służbowego w oddelegowanej miejscowości. Przy delegowaniu, w których dochodzi do czasowej zmiany miejsca wykonywania pracy (za zgodą pracownika). Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, iż w przypadku delegowania, koszty zakwaterowania ponoszone przez pracodawców stanowią przychód pracownika. Zdaniem Ministerstwa
„istnieje bowiem różnica między finansowaniem przez pracodawcę ww. kosztów pracownikom mobilnym, którzy z uwagi na specyfikę branży oraz specyfikę powierzonych im zadań zmuszeni są do permanentnego przemieszczania się z jednego miejsca na drugie w celu wykonania obowiązków pracowniczych, a finansowaniem tychże kosztów pracownikom czasowo oddelegowanym, którzy czynności stanowiące istotę umówionego stosunku pracy wykonują co prawda w nowym miejscu pracy, jednakże ma ono charakter statyczny”.
Ta odmienność uzasadnia zdaniem Ministerstwa Finansów różne traktowanie świadczeń z tytułu zakwaterowania pracowników na gruncie podatkowym.
Odnośnie do kosztów zakwaterowania podczas okresów delegowania pracowników, linia orzecznicza dopiero się kształtuje i na ten moment nie sposób jeszcze określić, który z obranych przez sądy kierunków stanie się przeważający.
Z pełną treścią odpowiedzi na interpelację nr 3606 można zapoznać się tutaj: link.
