skrzynka służbowa

Czy pracodawca może kontrolować służbowe skrzynki pracowników?

Pracodawcy często uznają, że mają pełne prawo do kontroli skrzynek poczty służbowej swoich podwładnych. Niestety kwestia ta nie jest tak oczywista jak mogłoby się wydawać. Spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób zabezpieczyć się przed niewłaściwym korzystaniem przez pracowników z poczty służbowej.

Służbowe maile to wizytówka pracodawcy

W XXI wieku nie sposób wyobrazić sobie jakiejkolwiek aktywności zawodowej bez użycia urządzeń elektronicznych. W większości zakładów pracy to właśnie komputer stanowi podstawowe narzędzie pracy pracownika i powinien on być wykorzystywany właśnie do celów służbowych. Za pośrednictwem służbowych skrzynek poczty elektronicznej pracownik prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy, a treść wysyłanych w ten sposób wiadomości jest wizytówką w kontaktach biznesowych.

W  związku z powyższym oczywistym jest, że pracodawca powinien mieć prawo do weryfikacji aktywności pracownika w miejscu i czasie pracy, a zatem także i tego jak funkcjonuje jego skrzynka e-mail. Kontrola taka jest jednak ograniczona. Pracodawca musi bowiem pamiętać, że jest zobowiązany do poszanowania godności oraz innych dóbr pracownika. Zastanówmy się jak rozumieć pojęcie dóbr osobistych oraz co należy zrobić aby skutecznie i zgodnie z prawem kontrolować skrzynki pracowników?

Pracownik powinien pracować! W godzinach pracy oczywiście

Sprawą kontroli skrzynek służbowych zajmował się niedawno Europejski Trybunał Praw Człowieka. Sprawa dotyczyła sytuacji, która wydarzyła się w Rumunii, gdzie inżynier zatrudniony w prywatnym przedsiębiorstwie, pan Bogdan Bărbulescu, używał służbowego komunikatora do prowadzenia prywatnych rozmów, m.in. z bratem i narzeczoną. Jak się okazało, pracodawca monitorował jego wiadomości, odkrył nieprawidłowe zachowanie pracownika i zwolnił go z pracy. Istotnym problemem w takich sprawach jest obowiązek poszanowania dóbr osobistych pracownika – pewnych niematerialnych wartości, które przysługują każdemu z nas.

Za jedno z nich uznać należy prawo do prywatności, zatem również prawo do tajemnicy korespondencji. Wydając wyrok w tej sprawie Trybunał co prawda częściowo zgodził się ze pracownikiem i przyznał, że sprawdzanie prywatnych wiadomości przez pracodawcę ingerowało w jego prawa. Jednakże sama kontrola poczty została uznana za uzasadnioną oraz proporcjonalną (nie była nadmierna). Konto, z którego korzystał pracownik miało bowiem służyć do kontaktowania się z klientami, a zatem do wywiązywania się z poleceń pracodawcy.

Trybunał wskazał, że w czasie i miejscu pracy pracownik powinien wywiązywać się z powierzonych zadań, więc pracodawca ma prawo weryfikować jakość jego pracy. W orzeczeniu zaznaczono jednak również, że konieczne jest zachowanie sprawiedliwej równowagi pomiędzy poszanowaniem życia prywatnego i tajemnicy korespondencji pracownika a realizowaniem słusznych interesów pracodawcy.

Pracodawca powinien jasno wyznaczyć granice

Zastanówmy się teraz jak można przełożyć tezy orzeczenia na grunt konkretnych sytuacji w konkretnych zakładach pracy. W polskim prawie pracy, kontrola pracownika przez pracodawcę generalnie nie jest regulowana w powszechnie obowiązujących przepisach. Często zależy od praktyki wypracowanej w danym przedsiębiorstwie jednak również wtedy często pracodawcy są ograniczeni szczegółowymi przepisami (np. przepisami prawa cywilnego o ochronie dóbr osobistych). Chcąc zatem w uzasadniony sposób kontrolować służbową pocztę nie możemy oprzeć się jedynie na ustawie.

Obowiązku poszanowania praw pracowników w tym zakresie nie można bagatelizować, bowiem może to narazić pracodawcę na odpowiedzialność. Pracownik, którego dobra osobiste zostały naruszone, może zwrócić się do pracodawcy z żądaniem o zadośćuczynienie pieniężne oraz o odszkodowanie za następstwa takiego naruszenia. Ingerencja w prawo do zachowania tajemnicy korespondencji może nawet skutkować nawet odpowiedzialnością karną. Z drugiej strony, rzeczą oczywistą jest, że pracodawca musi dbać o to aby interesy jego oraz jego kontrahentów nie były zagrożone.

Na szczęście istnieją pewne drogi do tego, aby uniknąć problemów związanych z korzystaniem przez pracowników z poczty służbowej do celów prywatnych. W pierwszej kolejności, należy poinformować ich o obowiązujących zasadach w tym zakresie. Na kontrolę poczty służbowej nie trzeba uzyskiwać zgody podwładnych. Muszą oni jednak zostać uprzedzeni i zapoznani z możliwością kontroli oraz stosowanymi metodami monitoringu. Jak wspomniano, omawiana kwestia nie została uregulowana ustawowo, jednak przecież nie tylko ustawa kształtuje stosunek pracy. Celem ochrony interesów pracodawcy, takie informacje powinny zostać jasno sformułowane w umowie o pracę, regulaminie pracy, układzie zbiorowym, bądź innym odrębnym dokumencie.

Prywatne skrzynki, prywatne wiadomości

Zakładowe regulacje mogą przewidywać możliwość wykorzystywania skrzynek służbowych również do celów prywatnych.  Jeżeli jest to dopuszczalne, monitorując pocztę służbową pracodawca może natknąć się na ściśle prywatne wiadomości, niekiedy o osobistym charakterze. W takiej sytuacji należy powstrzymać się przed zapoznaniem się z jej treścią. Jeżeli jednak zdarzy się, że taka wiadomość zostanie przeczytana, to informacje w niej zawarte nie powinny być przekazywane osobom trzecim, ani w żaden inny sposób wykorzystywane.

Co jednak w sytuacji, w której, działania naruszające interes pracodawcy są prowadzone pod przykrywką wiadomości prywatnych? W swoim stanowisku Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może uznać całą korespondencję wypływającą na służbową skrzynkę za korespondencję służbową. Wówczas jedynym rozwiązaniem, aby skutecznie weryfikować jej treść jest czytanie całej poczty.

Jeżeli natomiast w danym przedsiębiorstwie pracownicy nie korzystają w ogóle ze służbowych skrzynek, pracodawca może uzyskać zgodę na kontrolę korespondencji prywatnej. Pracownik nie jest jednak zobowiązany do wyrażenia takiej zgody. Niezależnie od powyższego, dopuszczalna jest w pełni automatyczna kontrola, która odbywa się bez udziału człowieka. Dokonuje się jej przy użyciu specjalnych programów komputerowych, zainstalowanych na służbowym sprzęcie elektronicznym. Pozwalają one również na odnalezienie i blokowanie wirusów czy spamu.

Na prowadzenie takiej kontroli nie trzeba uzyskiwać zgody pracowników. Jej celem nie jest przecież zapoznanie się z treścią ich prywatnej korespondencji. Nie zapominajmy jednak o tym, że zawsze konieczne jest zapoznanie pracowników ze stosowanymi metodami kontroli. W przeciwnym razie, w przypadku ewentualnego sporu z pracodawcą, z całą pewnością ułatwi im to dochodzenie roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

Można kontrolować, ale należy szanować prywatność

Jak widać, każdy przypadek kontroli korespondencji e-mail powinien zostać potraktowany indywidualnie. Granicę pomiędzy tym, co pracodawca może zrobić w tym zakresie, a tym co jest niedozwolone wyznacza prawo poszanowania dóbr osobistych oraz to czy potrzeba kontroli jest uzasadniona.

Poszanowanie prawa do prywatności pracownika wiąże się z koniecznością monitoringu wyłącznie tych wiadomości, które mają charakter służbowy. Przestrzeganie tej zasady nie zawsze jest technicznie możliwe. Pracodawca ryzykuje, że bezprawnie zapozna się treścią prywatnych wiadomości (co rzecz jasna może być uzasadnione). Jak wynika z orzecznictwa, w takich przypadkach sądy zawsze zwracają uwagę na proporcjonalność dokonywanej przez pracodawcę ingerencji w dobra osobiste.

Aby uniknąć bądź zminimalizować ryzyko negatywnych skutków, pracodawca powinien umieścić odpowiednie zapisy regulujące korzystanie ze skrzynek służbowych w aktach wewnątrzzakładowych. Wskazane jest również uzyskanie od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z tymi zasadami.