Wielu przedsiębiorców obawia się kontroli podatkowych. Obawy te wynikają przede wszystkim z nieznajomości własnych praw. Zapoznanie się z zasadami dotyczącymi kontroli, zawartymi w Ordynacji jest więc bardzo ważne.
Zanim rozpocznie się kontrola podatkowa
Zanim kontrolujący zapuka do drzwi przedsiębiorcy musi on zostać należycie zawiadomiony o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zgodnie z przepisami prawa, zawiadomienie powinno zostać doręczone najwcześniej 7 a najpóźniej 30 dni przed wszczęciem kontroli. Jeśli kontrola podatkowa rozpocznie się wcześniej niż po upływie wspomnianych 7 dni po zawiadomieniu, dla skutecznego jej przeprowadzenia wymagana jest zgoda kontrolowanego. Jeśli zaś kontrola nie rozpocznie się we wskazanym 30 dniowym terminie, kontrolowany o zamiarze jej przeprowadzenia musi zostać zawiadomiony ponownie.
Każde zawiadomienie musi zawierać:
- oznaczenie organu kontrolującego;
- datę i miejsce wystawienia;
- oznaczenie kontrolowanego;
- wskazanie zakresu kontroli;
- pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;
- podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.
Niestety, obowiązek zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli nie dotyczy wszystkich możliwych postępowań kontrolnych. Istnieje cały katalog okoliczności, które zwalniają organ podatkowy z obowiązku zawiadamiania o kontroli. Dzieje się tak, między innymi wtedy gdy kontrola podatkowa miałaby mieć związek z przygotowawczym postępowaniem karnoskarbowym, przychodami z nieujawnionych źródeł czy też ma ona na celu zapobiegnięcie popełnienie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Warto jednak zaznaczyć, że jest to katalog zamknięty i organ podatkowy nie może uchylić się od obowiązku zawiadomienia w sposób dowolny.
Więcej na temat wspólnych cech kontroli urzędowych pisaliśmy w artykule Jak wygląda kontrola urzędowa w firmie?
Upoważnienie – kluczowy dokument kontroli
Imiennie wystawione upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej, jest ważnym dokumentem w który musi być zaopatrzony kontrolujący. Jego elementy koniecznie to między innymi:
- oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
- wskazanie podstawy prawnej;
- imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
- numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
- oznaczenie kontrolowanego;
- określenie zakresu kontroli;
- określenie czasu kontroli.
Jeśli upoważnienie nie zawiera któregokolwiek wymaganego elementu, staje się wadliwe i nie można na jego podstawie wszcząć kontroli. W interesie kontrolowanego leży więc dokładne sprawdzenie wszystkich składników takiego upoważnienia oraz porównanie go z zawiadomieniem. Oprócz zawiadomienia, kontrolowanemu przedstawia się również legitymację urzędnika przeprowadzającego kontrolę.
W upoważnieniu zawarta jest niezwykle ważna dla kontrolowanego informacja, a mianowicie termin zakończenia kontroli. Jeśli kontrolujący nie kończy swoich czynności w tym terminie musi zawiadomić na piśmie kontrolowanego, wskazać przyczyny opóźnienia oraz wyznaczyć nowy termin. Co najważniejsze – dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, jeżeli nie wskazano nowego terminu zakończenia kontroli.
Co może kontrolujący?
W toku kontroli, kontrolującemu przysługuje cały szereg praw, które umożliwiają przeprowadzenie czynności. Praw tych nie można kontrolującemu odbierać ani uniemożliwiać ich realizacji. Dla przykładu, próba niewpuszczenia urzędnika do magazynu może skończyć się przykrą interwencją Policji. Kontrolujący ma bowiem prawo skorzystać z pomocy tego organu, a funkcjonariusze nie mogą odmówić wsparcia.
Na pozostałe prawa kontrolującego składają się między innymi:
- prawo wstępu do budynków i pomieszczeń;
- prawo żądania okazania majątku podlegającego ochronie oraz dokonywania jego oględzin;
- prawo żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Trzeba przy tym zaznaczyć, że nie ma obowiązku udostępniania kontrolującemu jakichkolwiek innych dokumentów. Jeśli kontrola dotyczy np. podatku VAT, kontrolujący nie będzie miał prawa wglądu w dokumentację wskazującą wysokość CIT.
Warto dodać, że na nic zda się ukrywanie ksiąg rachunkowych i podatkowych z dala od przedsiębiorstwa. Kontrolowany ma bowiem obowiązek udostępniania ich kontrolującemu na każde jego żądanie.
Jak podczas kontroli powinien zachować się przedsiębiorca?
Podstawowym obowiązkiem kontrolowanego jest współdziałanie z kontrolującym. Kontrolowany ma obowiązek umożliwić utrwalanie stanu faktycznego przez osobę przeprowadzającą kontrolę. Musi on również zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów związanych z kontrolą podatkową. Obejmuje to również sporządzenie na własny koszt tłumaczeń na język polski dokumentów do których kontrolujący ma dostęp, jeżeli tego zażąda.
Ordynacja podatkowa ogranicza jednak pewne uprawnienia kontrolującego. Zatem pomimo, że w ustawie wskazano na prawo do wstępu na teren kontrolowanego celem dokonania oględzin, nie może ono być realizowane gdy nade budynki nie zostały wskazane jako miejsce wykonywania działalności lub siedziba przedsiębiorcy. Ponadto, wstęp na teren kontrolowanego musi być niezbędny da ustalenia lub określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub zweryfikowania faktu poniesienia wydatków na cele mieszkaniowe uprawniających do skorzystania z odpowiednich ulg.
Kontrolujący w żadnym wypadku nie może również ograniczyć uprawnienia kontrolowanego do udziału w prowadzonych czynnościach. Taką możliwość daje jedynie wyraźna rezygnacja ze skorzystania z tego prawa.
Niekiedy w toku kontroli zachodzi konieczność przesłuchania pewnych osób, zazwyczaj pracowników kontrolowanego. O tym gdzie i kiedy będą oni przesłuchiwani kontrolujący co do zasady musi zawiadomić na 3 dni przed planowanym przesłuchaniem. Podobna sytuacja dotyczy dokonywania oględzin.
Kontrolę kończy protokół
Ordynacja podatkowa jasno wskazuje, że finalnym elementem każdej kontroli jest sporządzenie protokołu, w którym udokumentowany jest przebieg kontroli. Protokół zawiera między innymi wskazanie na kontrolowanego, osób kontrolujących, przedmiot i zakres kontroli, opis dokonanych ustaleń faktycznych i ocenę prawną sprawy.
Protokół zawiera ponadto stosowne pouczenia. Jedno z nich, mniej istotne, to informacja o obowiązku do przekazania organowi informacji o zmianie swojego adresu obowiązek zawiadamiania o zmianie adresu dokonanej przez okres 6 miesięcy po kontroli. Drugie z nich jest dla kontrolowanego znacznie donioślejsze. Jest to pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji. Brak tego drugiego pouczenia może w określonych wypadkach być podstawą wzruszenia wszelkich decyzji zapadłych w następstwie przeprowadzonej kontroli.
Sam protokół jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest doręczany przedsiębiorcy. Dla kontrolowanego jest on niezwykle ważnym dokumentem, bowiem jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w razie naruszenia wymagań wynikających z przepisów, czynności powinny być przeprowadzone ponownie i obligatoryjnie zakończone protokołem sporządzonym zgodnie z przepisami.
