Jak wygląda kontrola urzędowa w firmie?

Kontrola to słowo, które każdemu przedsiębiorcy kojarzy się źle. Wychodzimy z założenia, że każdy powinien być świadom swoich praw i obowiązków  w toku kontroli, niezależnie od jej rodzaju. Zacznijmy od zapoznania się z podstawowymi przepisami w tym zakresie.

Gdzie szukać regulacji prawnych?

Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców przeprowadzana jest na zasadach określonych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Został jej poświęcony cały rozdział tego aktu. Jest to nic innego, jak zespół czynności podejmowanych przez odpowiednie podmioty na podstawie przepisów prawa, których celem jest zweryfikowanie stanu zastanego ze stanem postulowanym. Nie trzeba chyba rozwodzić się nad tym jak uciążliwa może być dla przedsiębiorcy, niekiedy bowiem uniemożliwia efektywne prowadzenie biznesu. Znajomość zasad odnoszących się do przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej jest bardzo ważna. Pozwala przedsiębiorcy zarówno na lepsze przygotowanie się do niej oraz na załagodzenie jej ewentualnych negatywnych skutków.

Wspomniana ustawa znajduje swoje zastosowanie do wszystkich kontroli przeprowadzanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z trzema wyjątkami. Nie znajdzie ona zastosowania, jeżeli zasady i tryb prowadzenia kontroli wynikają z prawa międzynarodowego lub wspólnotowego. Nie będzie odnosić się również do kontroli przedsiębiorcy w zakresie przestrzegania warunków bezpieczeństwa jądrowego i ochrony radiologicznej, oraz do kontroli celno–skarbowej przeprowadzanej na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej.

Należy jednak pamiętać również, że bardzo często, kontrole przeprowadzane przez wyspecjalizowane urzędy są oparte na szczególnych przepisach. Znajdą one zastosowanie zakresie nieuregulowanym przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej.

Niezapowiedziane kontrole urzędowe

Podstawowe pytanie, które właściciel firmy zadaje sobie myśląc o uprawnieniach kontrolnych organów dotyczy tego, czy kontrola urzędowa może być niezapowiedziana? Uspokajamy. W większości przypadków organy kontrolne zawiadamiają przedsiębiorcę o zamiarze jej przeprowadzenia. Zgodnie z przepisami, kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni – konieczne będzie ponowne zawiadomienie przedsiębiorcy. Przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia kontrola może być wszczęta jedynie na wniosek przedsiębiorcy

Zasadniczo zatem, przedsiębiorca może spać spokojnie, dopóki nie otrzyma zawiadomienia z urzędu. Niestety nie zawsze tak będzie. Od tej zasady istnieją bowiem wyjątki, zatem niezapowiedziana kontrola jest dopuszczalna przede wszystkim wtedy, gdy:

• jej przeprowadzenie jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione;
• jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (również skarbowego), lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
• jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów wytwarzania, przywozu i wprowadzania do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nowych substancji psychoaktywnych i środków zastępczych;
• ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej;
• jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw, o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawy Prawo energetyczne, czy ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej;
• dodatkowe przesłanki do przeprowadzenia niezapowiedzianej kontroli zostały zawarte w Ordynacji podatkowej (dotyczą np. sytuacji, w której kontrola urzędowa ma dotyczyć zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku VAT).

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Wszelkie czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu przedsiębiorcy (albo osobie przez niego upoważnionej) legitymacji służbowej. W większości przypadków konieczne jest również doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przepisy szczególne mogą jednak przewidywać możliwość podjęcia kontroli urzędowej już po okazaniu samej legitymacji. W takim przypadku upoważnienie doręcza się w terminie określonym w tych przepisach, lecz nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. Podjęcie czynności kontrolnych po okazaniu samej legitymacji może dotyczyć tylko pewnych przypadków. Będzie tak, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Także wtedy gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego organ może kontrolować po okazaniu legitymacji.

Kilka kontroli w tym samym czasie?

Kolejna ważna informacja jest taka, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jak zwykle jednak od tej zasady przewidziano pewne wyjątki. Ustawa wskazuje bowiem, że taka sytuacja jest dopuszczalna między innymi gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
• przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcia i prowadzenie więcej niż jednej kontroli.

Jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli.

Jak długo może trwać kontrola urzędowa?

Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że limit czasu trwania wszystkich kontroli organów u jednego przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest określony. Zależy on od wielkości kontrolowanego podmiotu. Pierwszym kryterium oceny wielkości tych podmiotów jest ilość zatrudnianych osób w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Drugim zaś – osiągany roczny obrót netto (ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych) lub suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat.

I tak, w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców, a zatem takich, którzy zatrudniali mniej niż 10 pracowników, a zysk netto czy suma aktywów nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro, kontrola urzędowa może był prowadzona łącznie przez 12 dni roboczych;
• małych przedsiębiorców, a zatem takich, którzy zatrudniali mniej niż 50 pracowników, a zysk netto czy suma aktywów nie przekroczyły równowartości 10 milionów euro, kontrola urzędowa może był prowadzona łącznie przez 18 dni roboczych;
• średnich przedsiębiorców, a zatem takich, którzy zatrudniali mniej niż 250 pracowników, a zysk netto czy suma aktywów nie przekroczyły równowartości 50 milionów euro, kontrola może był prowadzona łącznie przez 24 dni robocze;
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Co ważne, zasad tych nie stosuje się między innymi wobec działalności przedsiębiorców w zakresie objętym nadzorem nad rynkiem finansowym oraz nadzorem sanitarnym.

Naruszenie zasad kontroli urzędowej

Najważniejszy wniosek, płynący z tego opracowania jest następujący: kontrolujący muszą działać w granicach prawa. Ich uprawnienia nie są nieograniczone. Muszą oni również liczyć się z tym, że przedsiębiorca ma prawo do wyrównania szkody, którą poniósł na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów. Ponadto, jeżeli dowody przeprowadzone w toku kontroli urzędowej przez organ kontroli z naruszeniem przepisów miały istotny wpływ na jej wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy.

Osobną kwestią, jest uprawnienie przedsiębiorcy do wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem przepisów. Uzasadniony sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do organu prowadzącego kontrolę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej wszczęcia. O tym fakcie, przedsiębiorca zawiadamia kontrolującego na piśmie. Wniesienie sprzeciwu ma jeden bardzo istotny skutek. Powoduje mianowicie wstrzymanie czynności kontrolnych przez organ kontroli, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu jego rozpatrzenia oraz ewentualnie do czasu rozpatrzenia zażalenia w tym zakresie. Organ rozpatruje sprzeciw w terminie 3 dni roboczych i wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo ich kontynuowaniu.

Kontrola kontroli nierówna

W polskim systemie prawnym funkcjonuje około 40 rodzajów kontroli, z czego połowa działa bezpośrednio u przedsiębiorcy. Ogólne uregulowanie, które ich dotyczy zostało zawarte w omówionej części ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jak już jednak wskazywaliśmy, do wielu z nich zastosowanie znajdują przepisy szczególne, w związku z czym zarówno tryb ich prowadzenia jak również ich przebieg może być nieco inny. W przyszłości na naszej stronie opublikujemy kolejne materiały, dotyczące innych, specyficznych rodzajów kontroli, które na swojej drodze mogą napotkać przedsiębiorcy. Kolejne artykuły będą publikowane w zakładce „Kontrole”, widocznej na panelu powyżej. Jeżeli więc chcesz dobrze przygotować się na kontrolę w Twojej firmie, poznać sposoby działania kontrolujących oraz swoje uprawnienia – zachęcamy do lektury.

Jeżeli już teraz chcesz dowiedzieć się więcej o tematyce kontrolach urzędowych w firmie, zapoznaj się z możliwościami narzędzia eKontrole.info i odbierz za darmo miesięczny dostęp z kodem MerskiInfo