Państwowa Inspekcja Pracy jest organem o szerokich kompetencjach kontrolnych. W artykule wskażemy na najistotniejsze zasady dotyczące prowadzenia tej kontroli.
Kogo i co najczęściej kontrolują Inspektorzy Pracy?
Odpowiednie przygotowanie się do kontroli naszej działalności gospodarczej prowadzonej przez PIP umożliwi nam zapoznanie się z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy. To ten akt prawny, poza określeniem działalności samego urzędu, opisuje zasady dokonywanej przez niego kontroli, a także prawa i obowiązki kontrolującego. Co ważne, inspektorzy PIP zostali wyposażeni w znacznie szersze uprawnienia niż wynika to z zasad ogólnych. O tych zasadach pisaliśmy w artykule – Jak wygląda kontrola urzędowa?– a wynikają one z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Zakres kontroli PIP jest szeroki. Podlega jej bowiem każdy pracodawca – bez względu formę zatrudnienia oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast, samo postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad BHP, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Celem kontroli jest również odpowiednie udokumentowanie dokonanych ustaleń. Możemy więc spodziewać się, że inspektorzy pracy będą zwracali uwagę na takie kwestie jak:
- poprawność naliczania nadgodzin (w tym w związku z pracą w niedziele i święta),
- prawidłowość wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy,
- ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy (m.in. w związku z zapewnianiem pracownikom odpowiednich okresów odpoczynku),
- kwestii związanych z samym stosunkiem pracy (poprawność prowadzenia akt osobowych, zasady zawierania i rozwiązywania umów o pracę, legalności zatrudnienia),
- kontrola badań lekarskich pracowników (badania wstępne, okresowe, kontrolne),
- kontrola w zakresie BHP (dotyczy głównie szkoleń, oceny ryzyka zawodowego, występowanie w danym zakładzie pracy wypadków przy pracy, inspektor pracy może sprawdzić również pomieszczenia pracy i pomieszczenia higienicznosanitarne)
Niezapowiedziane kontrole Państwowej Inspekcji Pracy
O miejscu przeprowadzenia kontroli decyduje Inspektor. Korzysta on przy tym z informacji własnych lub danych przekazanych mu przez kontrolowanego. Niemniej jednak, co do zasady – kontrola Państwowej Inspekcji Pracy ma miejsce w siedzibie działalności gospodarczej oraz wszędzie tam, gdzie wykonywane są czynności z nią związane. Kontrola może również odbywać się tam, gdzie przechowywana jest dokumentacja finansowo-kadrowa. Mimo wszystko może się zdarzyć, że organ sprawdzający działalność gospodarczą będzie chciał dokonać kontroli w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP. Należy pamiętać, że pracodawca nie jest uprawniony do ograniczania miejsc przeprowadzenia kontroli.
Najistotniejszą jak się wydaje różnicą pomiędzy regulacjami ogólnymi, a regulacją kontroli PIP jest to, że kontrola ta może rozpocząć się bez uprzedzenia i to o dowolnej porze – również w nocy. Takie uprawnienie może być szczególnie dotkliwe dla pracodawców prowadzących działalność w ruchu ciągłym lub zatrudniających pracowników w systemie zmianowym lub dyżurowym.
Jak wygląda kontrola – procedura
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnej, inspektor musi jednak zawsze okazać legitymację służbową. Powinien on również przedstawić odpowiednie upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Jednakże jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, czynności mogą być prowadzone już na podstawie samej legitymacji. Wówczas stosowne upoważnienie musi zostać doręczone w przeciągu kolejnych 7 dni.
Treść upoważnienia powinna w szczególności wskazywać na:
- oznaczenie organu kontroli oraz imię, nazwisko, stanowisko osoby przeprowadzającej kontrolę i numer legitymacji służbowej;
- oznaczenie podmiotu kontrolowanego (należy bardzo dokładnie sprawdzić, czy oznaczenie podmiotu jest właściwe, a zatem czy poprawnie określono zarówno nazwę przedsiębiorcy, jak również formę prowadzonej działalności);
- to jaki będzie zakres kontroli (np. prawna ochrona pracy, w tym BHP, przepisy dotyczące legalności zatrudnienia, czas pracy czy ewidencja pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze);
- datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywaną datę jej zakończenia;
- datę i miejsce jego wystawienia.
Z kolei z zawartego w upoważnieniu pouczenia, pracodawca dowie się jakie przysługują mu prawa i obowiązki w czasie wizyty inspektora.
W toku prowadzonej kontroli, inspektor ma przede wszystkim prawo do wstępu na teren obiektu. Może również dokonywać oględzin obiektów, pomieszczeń, maszyn i narzędzi pracy. Kontrolujący ma również prawo do żądania przedłożenia wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem (także niepracowniczym), w tym w szczególności akt osobowych. Ponadto, należy spodziewać się, że inspektor będzie chciał uzyskać od pracowników pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób zatrudnionych, może on również utrwalać przebieg kontroli.
Mandat nałożony przez PIP – czy trzeba go przyjąć?
Jednym z zadań Państwowej Inspekcji Pracy jest ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Są one określone przede wszystkim w Kodeksie pracy. Niektóre mogą jednak wynikać z treści ustaw szczególnych. Przykładem takiej ustawy jest ta o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Ponadto PIP bierze udział w postępowania w takich sprawach w charakterze oskarżyciela publicznego. Warto pamiętać, że czyny zabronione określone w Kodeksie pracy są zagrożone dotkliwymi karami finansowymi, osiągającymi poziom nawet do 30.000 złotych.
Organ kontrolujący może nałożyć na kontrolowanego mandat karny. W postępowaniu mandatowym, w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy, kara ta może osiągnąć wysokość do 2.000 zł. Natomiast w przypadku a w przypadku ponownego nieprzestrzegania przepisów – nawet do kwoty 5.000 zł.
Pracodawcy oczywiście przysługuje prawo odmowy przyjęcia mandatu. W przypadku nieprzyjęcia mandatu, kontrolujący może wystąpić z wnioskiem do sądu o ukaranie osób odpowiedzialnych za naruszenia stwierdzone w toku kontroli. Natomiast w przypadku bezzasadności odmowy przyjęcia mandatu, pracodawca może zostać obciążony kosztami postępowania.
Inne konsekwencje, które mogą czekać kontrolowanego pracodawcę to między innymi decyzje inspektora o nakazaniu wstrzymania jego działalności, wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń firmy czy zakazaniu wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Co ważne, niezależnie od możliwości odwołania się od wskazanych decyzji, wspomniane nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.
Nie można zapominać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu karnego – utrudnianie lub udaremnianie czynności kontrolnych dokonywanych przez Państwową Inspekcję Pracy stanowi przestępstwo.
