Wysłuchanie pracownika przed nałożeniem kary porządkowej – o tym trzeba pamiętać.

Niezależnie od tego, jak bardzo uzasadniona jest kara porządkowa jaką chce zastosować pracodawca, musi pamiętać także o dochowaniu wszelkich formalnych rygorów związanych z tym procesem. Przyjrzyjmy się bliżej jednemu z nich – obowiązkowi wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary.

Ważna kolejność działań

Przepisy Kodeksu pracy są jednoznaczne – wysłuchanie pracownika ma nastąpić przed zastosowaniem kary. Odwrócenie tej kolejności naraża pracodawcę na uchylenie kary przez sąd. Celem wysłuchania jest bowiem umożliwienie obwinionemu pracownikowi ustosunkowania się do zarzutów pracodawcy, przedstawienia własnej wersji zdarzeń. Może się okazać, że pracownik przy tej okazji przekona pracodawcę do niej, względnie jego zachowanie w trakcie rozmowy (np. okazanie skruchy), wpłynie na decyzję pracodawcy o odstąpieniu od ukarania i poprzestaniu np. na rozmowie „wychowawczej”. Skoro tak ważna jest właściwa kolejność działań, to nieprawidłowe będzie podpisanie przez uprawnioną do tego osobę pisma zawiadamiającego pracownika o ukaraniu jeszcze przed przeprowadzeniem z nim rozmowy. Modelowo bowiem proces postępowania w sprawie ukarania pracownika przebiegać powinien następująco:

  1. wysłuchanie pracownika,
  2. podjęcie decyzji w sprawie ukarania po wysłuchaniu,
  3. przygotowanie pisma zawiadamiającego o karaniu i podpisanie go oraz wręczenie pracownikowi.

Nieobecnego pracownika (zwykle) nie można wysłuchać – ale (zwykle) można poczekać na jego powrót

O wadze, jaką ustawodawca przykłada do omawianego obowiązku wysłuchania świadczy także instytucja zawieszenia biegu terminu na ukaranie, jeżeli z powodu nieobecności pracownika w pracy nie jest możliwe jego wysłuchanie. Zawieszenie dotyczy dwutygodniowego terminu na ukaranie, liczonego od dnia powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego. Jeżeli więc pracodawca dowiedział się o naruszeniu, ale pracownik np. akurat korzysta z urlopu, bądź jest na zwolnieniu lekarskim, przez czas jego nieobecności termin dwutygodniowy nie biegnie. Trzeba jednak pamiętać, że biegnie w tym czasie drugi z określonych przepisami terminów – termin 3 miesięcy na ukaranie, liczony od daty naruszenia obowiązku pracowniczego. Dla biegu tego terminu nie ma znaczenia to, czy i kiedy pracodawca o tym naruszeniu się dowiedział. Niekiedy więc nieobecność pracownika może nawet uniemożliwić zgodne z prawem ukaranie.

Czy wysłuchanie zawsze oznacza konieczność rozmowy z pracownikiem?

Literalnie, zwrot „wysłuchanie” odnosi się do ustnej formy wyjaśnień udzielanych przez pracownika. Można jednak taką formę zastąpić, np. formą wyjaśnień na piśmie – to jednak pozostawiono do decyzji pracownika. Jeżeli pracownik wybierze inną niż ustną formę, należy mu to umożliwić. Nie można jednak wymagać od pracownika, żeby w każdym przypadku udzielał wyjaśnień na piśmie. Ustna forma wyjaśnień nie oznacza przy tym bezwzględnego wymogu bezpośredniej rozmowy (co jest istotne zwłaszcza obecnie, w trakcie pandemii) – możliwe jest więc wysłuchanie przez telefon, czy w drodze wideo rozmowy.

Co jeżeli pracownik unika spotkania w celu wysłuchania?

Można sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik „czując pismo nosem” unika swojego szefa i uniemożliwia przeprowadzenie wysłuchania. Celem takiego działania może być także np. doprowadzenie do przedawnienia ukarania – czyli do upłynięcia wspominanego wcześniej 3 – miesięcznego terminu na ukaranie, uniemożliwiającego zgodne z prawem nałożenie kary porządkowej. Czy pracodawca jest w takim przypadku bezsilny? Oczywiście, w praktyce trudno sobie wyobrazić sytuację, w której podwładny bezkarnie, notorycznie odmawia rozmowy swojemu przełożonemu (takie zachowanie samo w sobie mogłoby stanowić powód do co najmniej nałożenia kary porządkowej) – niemniej, gdyby w konkretnym przypadku można było stwierdzić, że pracownik nie korzysta z możliwości wysłuchania go, czy też odmawia złożenia wyjaśnień – pracodawca mógłby nałożyć karę porządkową, chociaż do rozmowy z pracownikiem nie doszło. Ważne jednak oczywiście będą zawsze okoliczności danej sprawy.

Chociaż stosowanie kar porządkowych wydaje się być – z punktu widzenia pracodawcy – czynnością bardziej błahą od rozwiązywania umów o pracę, w praktyce procedura nakładania kar jest bardziej sformalizowana i składa się z kilku etapów. Błędy popełnione przez pracodawcę nie obronią się w sądzie pracy, który – jeżeli pracownik skorzysta z prawa odwołania się od ukarania – badać będzie w pierwszej kolejności właśnie dochowanie przez pracodawcę rygorów formalnych.