jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę

Złe wieści – czyli jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę

Jednostronne zakończenie stosunku pracy przez pracodawcę niekiedy jest koniecznością. Wręczenie wypowiedzenia to ważna czynność i żeby skutecznie go dokonać należy pamiętać o kilku zasadach.

Wypowiedzenie – jednostronna czynność prawna

Strony stosunku prawnego mogą niekiedy wpływać na jego byt dzięki czynnościom jednostronnym. Typowym przykładem takiej czynności jest wypowiedzenie. Jest to środek prawny, który służy do zakończenia wiążącego nas stosunku prawnego wówczas, kiedy stał się on dla nas niekorzystny. Podstawą jego złożenia jest autonomiczna decyzja jednej strony, a to czy drugiej stronie taki stan rzeczy się podoba czy nie, w zasadzie nie ma znaczenia. Stosowanie się do pewnych zasad dotyczących wręczania wypowiedzeń pozwala na uniknięcie wielu problemów w przyszłości. Tylko skutecznie złożone oświadczenie o wypowiedzeniu wywołuje skutki prawne i pozwala ukształtować naszą sytuację tak, jak sobie tego życzymy. Co ważne, mechanizm wypowiadania umów działa bardzo podobnie w odniesieniu do różnych stosunków prawnych. Zarówno zatem zwolnienie niepotrzebnego pracownika, jak i na przykład zakończenie najmu nieruchomości, odbywa się w bardzo podobny sposób.

Kiedy wypowiedzenie odnosi skutek?

Zgodnie z polskim prawem, wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. W odniesieniu do samego sposobu wręczania wypowiedzenia, powinniśmy pamiętać o dwóch kardynalnych zasadach. Przede wszystkim, nasze oświadczenie musi dotrzeć do adresata. Ponadto, musi on mieć realną możliwość zapoznania się z jego treścią. Oczywistym jest, że w przypadku umowy o pracę, pracownik raczej nie przyjmie wypowiedzenia z euforią. Wezwanie go na spotkanie w związku z wypowiedzeniem i poinformowanie o naszych zamiarach może budzić sprzeciw.  Podwładny może zarzekać się, że niczego nie przeczyta i nie podpisze, a tak właściwie to źle się czuje i powinien iść do domu. Czy takie postępowanie w jakikolwiek sposób polepsza jego sytuację? Zasadniczo nie. W powyższej sytuacji miał bowiem możliwość zapoznania się z treścią wypowiedzenia.

Należy jednak pamiętać, że moment wręczenia oświadczenia warunkuje to, od kiedy zacznie swój bieg okres wypowiedzenia. Zgodnie z kodeksem pracy, w przypadku okresów wyrażonych w miesiącach lub tygodniach, upływa w sobotę lub ostatniego dnia miesiąca. Termin ten jest więc liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone wypowiedzenie. Jeżeli zatem pracownikowi z miesięcznym okresem wypowiedzenia nie uda się skutecznie wypowiedzieć umowy np. 31 marca 2017 roku, stosunek pracy będzie trwał niemal miesiąc dłużej, niż planowaliśmy. Załóżmy, że do skutecznego wypowiedzenia doszłoby wówczas 3 kwietnia. Umowa ulegnie rozwiązaniu dopiero z końcem maja. Data wypowiedzenia jest więc niezwykle istotna i może być przyczyną wszczęcia sporu sądowego. Aby dobrze się do nich przygotować, powinniśmy dysponować użytecznym materiałem dowodowym. Taki materiał zdecydowanie zwiększy nasze szanse na oddalenie powództwa pracownika.

O co należy zadbać wypowiadając umowę?

Najbardziej powszechnym sposobem wypowiadania umowy o pracę jest bezpośrednie wręczenie pisma w tym przedmiocie pracownikowi. Podstawową jego zaletą jest pewność. Po spotkaniu z pracownikiem wiemy dokładnie, że wypowiedzenie do niego dotarło, mógł on się z nim zapoznać i możemy spokojnie czekać, aż stosunek pracy ostatecznie się skończy.  Jak wspomniano powyżej, należy mieć na uwadze ewentualne spory sądowe w przyszłości. Aby w razie konieczności móc udowodnić okoliczności wypowiedzenia, zadbajmy o to, aby w spotkaniu, poza osobą wręczającą pismo i jego adresatem, uczestniczyli świadkowie. Powinny być to zaufane osoby, które w razie konieczności mogą wesprzeć zakład pracy w procesie.

W przypadku odmowy podpisania wypowiedzenia przez pracownika, należy zadbać o odnotowanie tej okoliczności. Można zatem sporządzić krótką adnotację na samym wypowiedzeniu („Pan X odmówił podpisania oświadczenia pracodawcy”) lub sporządzić odpowiedni protokół. Odnotowanie powinno zostać podpisane przez wszystkie obecne osoby. Jeżeli w firmie funkcjonuje wewnętrzna poczta elektroniczna, samo zaproszenie na spotkanie, na którym wręczone zostanie wypowiedzenie, można oczywiście wysłać za jej pośrednictwem. Znacznie ułatwi to wykazanie, że takie spotkanie się odbyło. Pamiętajmy również, że taki mail będzie poleceniem, a pracownik będzie zobowiązany do tego, aby się do niego zastosować. Przed sądem możemy również posłużyć się nagraniem z monitoringu (np. z recepcji czy gabinetu). Pod żadnym pozorem nie powinniśmy jednak nagrywać rozmówcy bez jego wiedzy.

Wypowiedzenie może również zostać wysłane za pośrednictwem poczty. Ta droga niesie jednak ze sobą pewne trudności. Pomiędzy nadaniem przesyłki na poczcie a jego doręczeniem upływa pewien okres czasu. Data nadania nie może być poczytana jako moment skutecznego doręczenia przesyłki. Dopiero zatem odbiór pisma przez pracownika rozpoczyna bieg okresu wypowiedzenia. Oczywiście możemy skorzystać z przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co pozwoli nam na precyzyjne określenie daty doręczenia. W takiej sytuacji, po doręczeniu pisma, do skrzynki pracodawcy trafi odpowiednia adnotacja (tzw. zwrotka).

Podsumowanie

Możliwość wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę jest dla pracodawcy nieodzownym narzędziem. Pozwala mu we właściwy sposób kontrolować stan zasobów ludzkich, którymi dysponuje. Umożliwia również dostosowanie poziomu zatrudnienia do sytuacji przedsiębiorstwa oraz dbanie o jakość pracy pracowników. Należy jednak pamiętać, jak istotny jest sam moment wręczenia wypowiedzenia i jak wiele od niego zależy. Każde spotkanie z pracownikiem, na którym ma zostać wręczone wypowiedzenie powinno zostać odpowiednio przygotowane. Kancelaria rekomenduje ponadto, aby kadry zarządzające, zwłaszcza w dużych podmiotach,  wypracowały pewne, stałe i sprawdzone procedury wypowiadania umów.