Zatrudniasz co najmniej 20 pracowników? Jeśli tak, to możesz być zobowiązany do założenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. O tym czym on jest oraz co wiąże się z jego utworzeniem, dowiesz się po przeczytaniu tego artykułu.
Fundusz to sposób zaspokajania potrzeb pracowników
Fundusz ten służy wsparciu socjalnemu osób związanych z pracodawcą. Za takie osoby uznać należy w pierwszej kolejności pracowników, emerytów i rencistów (byłych pracowników) oraz ich rodziny. W regulaminie funduszu można określić, że do świadczeń uprawnione będą także inne osoby. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się ze środków pieniężnych, które pracodawca gromadzi na wyodrębnionym rachunku bankowym. Działalność socjalna pracodawcy może przybierać różne formy. Firma może wspierać wypoczynek pracowników, na przykład poprzez prowadzenie specjalnych ośrodków lub dofinansowywanie wyjazdów. Przy pomocy środków funduszu, pracodawca może również udzielać bieżącej pomocy materialnej swoim podwładnym. Możliwe jest również udzielanie wsparcia zatrudnianym przez siebie młodym rodzicom. Coraz częściej zdarza się, że pracodawcy decydują się na prowadzenie przyzakładowych żłobków lub przedszkoli.
Źródła finansowania
Podstawowym źródłem finansowania funduszu jest tak zwany odpis podstawowy, czyli określona corocznie kwota, którą pracodawca zobowiązany jest wpłacić na jego rachunek. Odpis podstawowy zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób. Na każdego pracownika należy przekazać rocznie kwotę, która stanowi 37,5 % przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w jego drugim półroczu (w zależności od tego, która kwota jest wyższa). W rozumieniu przepisów o funduszu, w 2017 r. wynosi ono 3161,77 zł. W odniesieniu do dwóch grup pracowników, wysokość odpisu jest inna. Jeżeli pracownik świadczy pracę w szczególnych warunkach lub wykonuje pracę o szczególnym charakterze, odpis ten wynosi 50%. Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi, zależnie od roku nauki, odpowiednio 5, 6 lub 7%.
Odpis podstawowy jest głównym, ale nie jedynym źródłem finansowania funduszu. Działalność socjalna jest finansowana również między innymi z darowizn i zapisów czynionych na fundusz, oprocentowania udzielanych z niego pożyczek i odsetek z jego środków. Na ten cel przeznaczyć należy również wpływy z opłat pobieranych od innych niż uprawnieni podmiotów korzystających z działalności socjalnej. Dobrym przykładem takich wpływów, są opłaty pobierane od osób chcących spędzić urlop w zakładowym ośrodku wypoczynkowym.
Wielu pracodawców powinno założyć fundusz
Wiemy już zatem w przybliżeniu jak funkcjonuje fundusz. Przejdźmy zatem do kwestii tego, w jakich sytuacjach pracodawca ma obowiązek jego założenia. W kodeksie pracy wskazano, że pracodawca powinien zaspokajać socjalne potrzeby pracowników w miarę posiadanych środków. Prowadzenie takiej działalności stanowi jeden z jego podstawowych obowiązków. Nie oznacza to jednak wcale, że każdy pracodawca musi prowadzić zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Obowiązek taki przewidziano bez wyjątków tylko w odniesieniu do jednostek budżetowych i samorządowych. Pozostali pracodawcy powinni założyć fundusz wtedy, gdy zgodnie ze stanem na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający w przeliczeniu na pełne etaty od 20 do 50 pracowników, mogą być zobowiązani do utworzenia funduszu, jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa.
Jak widać, problemy związane z założeniem i prowadzeniem funduszu nie są jedynie zmorą największych firm. Także mniejsi przedsiębiorcy mogą się z nimi zetknąć i to właśnie oni mierzyć się będą z największymi trudnościami w tym zakresie.
W przypadku utworzenia funduszu, pracodawca staje się jego administratorem, co nakłada na niego istotne obowiązki. Podstawowy obowiązek polega na stworzeniu regulaminu funduszu, w którym określone będą zasady i warunki korzystania z pomocy socjalnej. Co ważne, ten dokument należy przygotować konsultując się z zakładową organizacją związkową, a jeżeli takowa nie działa u pracodawcy – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Ponadto, pracodawca powinien zapewnić obsługę techniczną, która pozwoli na odpowiednie funkcjonowanie funduszu. W szczególności musi więc założyć rachunek bankowy, na którym znajdą się środki funduszu. Rzecz jasna w dalszej kolejności, od administratora funduszu wymaga się terminowego uiszczania odpisów oraz zgodnego z ustawą i regulaminem wydatkowania środków.
Należy przy tym pamiętać, że za niezastosowanie się do obowiązujących przepisów grozi kara. Za niewypełnianie obowiązków ustawy lub za podejmowanie działań z nią sprzecznych pracodawca, lub osoba, która działa w jego imieniu może zostać ukarana grzywną!
Nie chcesz funduszu? Jest remedium
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z pewnością wnosi do zakładu pracy pewne pozytywne wartości. Może on w dłuższej perspektywie działać na pracowników motywująco, a także stanowić pewien atut podczas rekrutacji. Zrozumiałe jest jednak również to, że niektórym, zwłaszcza mniejszym przedsiębiorcom fundusz będzie kojarzył się głównie z problemami. Nie w każdych warunkach można bowiem liczyć na szybki, wymierny efekt działań związanych z działalnością socjalną. Na szczęście wskazanych powyżej trudności można uniknąć. Wymaga to jednak spełnienia pewnych warunków.
Jak wspomniano, pracodawcy, prowadzący samodzielną gospodarkę finansową (a więc nie podmioty publiczne), mają w pewnych sytuacjach obowiązek utworzenia funduszu socjalnego. Nawet wówczas jest jednak możliwe zwolnienie się z tego obowiązku i zrezygnowanie z tworzenia funduszu.
Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy pracy, w jego treści można postanowić o obniżeniu odpisów na fundusz, lub nawet zadecydować o rezygnacji z jego tworzenia. Jak w przypadku każdej zmiany układu, jest wówczas konieczne skonsultowanie się z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi. Należy zatem powiadomić je o zamierzonej zmianie i zaprosić do prowadzenia rokowań. Następnie, w zależności od tego czy uda się osiągnąć kompromis, można wprowadzić zmiany w układzie, albo wypowiedzieć część jego postanowień. Zmiana taka wejdzie wówczas w życie po upływie odpowiedniego okresu. Jeżeli pracodawca chcący zrezygnować z tworzenia funduszu nie jest objęty układem zbiorowym, powinien uczynić to zmieniając odpowiednio regulamin wynagradzania.
Zmieniając zakładowe akty prawne działaj rozważnie
Jak widać zakładowy fundusz świadczeń socjalnych niesie ze sobą pewne zalety i może pozytywnie wpływać na pracę przedsiębiorstwa. Jeżeli jego prowadzenie nie przysparza nadmiernych obciążeń, to z pewnością warto zauważyć jego wpływ na budowanie pozytywnego obrazu firmy na rynku. Jednakże niekiedy słusznym będzie podjęcie decyzji o jego niewprowadzaniu. Jedyną drogą do tego jest modyfikacja aktów prawa wewnętrznego (układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania). Pamiętaj jednak, że akty te bezpośrednio kształtują stosunek pracy. Z założenia więc ich zmiany powinny być przemyślane i stosunkowo rzadkie. Należy zatem zadbać o to, aby przeprowadzić je właściwie, a najlepiej – skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnika.
