Odpowiednio wyszkolone kadry są dla pracodawcy jednym z podstawowych elementów, który przekłada się na gospodarczy sukces jego zakładu pracy. Sam proces rekrutacji składa się z etapów więc bywa czasochłonny. Niekiedy kandydaci na dane stanowisko rezygnują w jego trakcie co rodzi niepotrzebne trudności. Jak się przed nimi bronić?
Odrobina teorii na początek
Wielu pracodawców boryka się z problemem pozyskania nowych, wykwalifikowanych pracowników. Proces ten może rodzić wiele problemów, jednak niektórych z nich można łatwo uniknąć. We wskazanej powyżej sytuacji, w której pracownik przerywa negocjacje związane z zatrudnieniem można skorzystać z ułatwień. Polskie prawo przewiduje pewien mechanizm, który umożliwia związanie kandydata na pracownika z firmą jeszcze przed zawarciem umowy o pracę. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy poświęconych na rekrutację danej osoby. Mowa tutaj o umowie przedwstępnej, która jest jednak uregulowana w przepisach prawa cywilnego, a nie prawa pracy.
Wbrew pozorom, te gałęzie prawa od zawsze pozostawały ze sobą w silnym związku, co jest widoczne do dzisiaj. Pracodawcy bardzo często nie są świadomi tego, że przepisy kodeksu cywilnego mogą znaleźć swoje odpowiednie zastosowanie w prawie pracy. Dzieje się tak wówczas, kiedy te uregulowania nie pozostają w sprzeczności z zasadami prawa pracy. Reguła ta może dotyczyć wielu rozwiązań stworzonych w pierwotnym założeniu na potrzeby umów cywilnoprawnych. Dzieje się tak na przykład w odniesieniu do kwestii samego sposobu zawarcia umowy o pracę, odsetek czy właśnie umowy przedwstępnej. Możemy zatem bez przeszkód posłużyć się tą umową w procesie rekrutacji.
Jak skutecznie zawrzeć umowę przedwstępną?
Na mocy umowy przedwstępnej, strony zobowiązują się do zawarcia pewnej określonej umowy w przyszłości. Umowę taką określa się mianem umowy przyrzeczonej i może nią być również umowa o pracę. Najistotniejsze dla pracodawcy jest to, że dzięki umowie przedwstępnej, może on zabezpieczyć się na wypadek, gdyby pracownik uchylał się od nawiązania stosunku pracy. W takim wypadku może domagać się od pracownika odszkodowania lub kary umownej za rezygnację z podpisania umowy o pracę.
Jak wspomniano powyżej, w Kodeksie pracy próżno szukać regulacji dotyczących umowy przedwstępnej, a przepisy jej dotyczące zostały zawarte w Kodeksie cywilnym. Jeżeli ma ona skutecznie chronić interesy pracodawcy, konieczne jest spełnienie pewnych wymogów przy jej zawieraniu. Uregulowanie wskazuje, że umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. W omawianym przypadku, umową przyrzeczoną jest umowa o pracę. Jako jej istotne postanowienia możemy wskazać w szczególności:
- typ umowy (na czas określony, nieokreślony itp.),
- rodzaj pracy (np. stanowisko),
- miejsce jej wykonywania, wysokość wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Dla uniknięcia wątpliwości w treści umowy przedwstępnej warto również wskazać termin, w jakim zostanie podpisana przyrzeczona umowa o pracę.
Czym jest „negatywny interes umowny”?
Kluczową kwestią jest jednak to, w jaki właściwie sposób umowa przedwstępna zabezpiecza interesy pracodawcy? Jej podstawowa zaleta jest następująca. Jeżeli po podpisaniu umowy przedwstępnej pracownik nie zdecyduje się zawrzeć umowy przyrzeczonej, pracodawca będzie mógł domagać się naprawienia wyrządzonej mu przez to szkody. Odpowiednie rozumienie pojęcia „szkody” nie jest problemem jeżeli mamy do czynienia na przykład ze zniszczeniem czy uszkodzeniem rzeczy. Ale jak określić szkodę wówczas, gdy osoba ją wyrządzająca uchyla się od zawarcia przyrzeczonej umowy? Zakres odszkodowania ogranicza się w tym przypadku do tzw. negatywnego interesu umownego. Najogólniej rzecz ujmując, negatywny interes umowny jest wszystkim tym, co strona umowy przedwstępnej traci licząc na zawarcie przyrzeczonej umowy. Przykładami takich wydatków są na przykład same koszty zawarcia umowy lub nakłady poniesione na odpowiednią organizację stanowiska pracy.
W umowie przedwstępnej możliwe jest również odmienne ustalenie zakresu odszkodowania. Strony mogą umówić się, że zamiast odszkodowania strona uchylająca się od zawarcia umowy o pracę zapłaci drugiej stronie karę umowną. Wysokość takiej kary jest z góry ustalona i w zasadzie nie ma związku z tym jaka jest wysokość faktycznie poniesionej przez pracodawcę szkody. W przepisach prawa nie ma żadnych ograniczeń w określaniu jej wysokości, jest więc ona zależna wyłącznie od woli stron umowy przedwstępnej.
Rozważnie skonstruowana kara umowna jest łatwiejsza w dochodzeniu
Zastrzeżenie kary umownej w umowie przedwstępnej powoduje, że w razie jej sądowego dochodzenia nie ma konieczności wykazywania szkody i jej wysokości. Pracodawca musi jedynie udowodnić to, że kara była zastrzeżona prawidłowo oraz to, że niedoszły pracownik nie zawarł w terminie umowy przyrzeczonej. Nie trudno zauważyć, że jest to znaczne uproszczenie procedury. Ponadto, aby uchronić się przed koniecznością zapłaty to kandydat będzie musiał wykazać, że pracodawca nie poniósł żadnej szkody. Sensem kary umownej jest bowiem rekompensata drugiej stronie uszczerbku w kwocie ustalonej z góry.
Jedynie w sytuacjach wyjątkowych, niedoszły pracownik może bronić się poprzez twierdzenie, że kara umowna jest rażąco wygórowana i w związku z tym powinna być obniżona (miarkowana). Dlatego ważne jest, aby w umowie przedwstępnej precyzyjnie ustalić wysokość ewentualnej kary umownej. Powinna być ona określona w wysokości przewidywanej szkody, którą może ponieść pracodawca, gdy pracownik odmówi zawarcia umowy przyrzeczonej. Ponadto warto, aby jej wysokość była powiązana z ustalonym wynagrodzeniem przyszłego pracownika (np. wynosiła jego dwukrotność lub trzykrotność).
Umowa przedwstępna wiąże też pracodawcę
Decydując się na zawarcie umowy przedwstępnej, należy jednak pamiętać, że jest to broń obosieczna. Po jej podpisaniu, również potencjalny pracodawca nie będzie mógł bez konsekwencji zrezygnować z zatrudnienia danej osoby. Jeśli zmieni zdanie, będzie zobowiązany do pokrycia szkody poniesionej z tego powodu przez niedoszłego pracownika (albo zapłaty kary umownej).
Co więcej, w odróżnieniu od pracodawcy pracownik ma do dyspozycji jeszcze jedno, dodatkowe roszczenie. Jeżeli umowa przedwstępna będzie sporządzona na piśmie i będzie zawierać wszystkie istotne elementy umowy przyrzeczonej, kandydat będzie mógł żądać zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę. Jest to tzw. silniejszy skutek umowy przedwstępnej. Silniejszy, ponieważ znacznie bardziej ingeruje w sytuację drugiej strony. Oczywistym jest bowiem, że jeżeli po podpisaniu umowy przedwstępnej z jakichś względów nie chcemy na stałe wiązać się z pracownikiem, korzystniejsze jest zapłacenie pewnej kwoty pieniężnej niż zatrudnianie niechcianej osoby. Jak wspomniano, to roszczenie o zawarcie umowy jest niedostępne dla pracodawcy. Zgodnie z podstawową zasadą polskiego prawa pracy, praca jest świadczona dobrowolnie. Nie można więc wprost zmusić pracownika do tego, aby zawierał umowę o pracę.
Podsumowanie
Umowa przedwstępna o pracę jest dogodnym narzędziem do tego, żeby usprawnić proces rekrutacji. Jeżeli pracodawca decyduje się na zatrudnienie nowej osoby chciałby upewnić się, że jego działania będą możliwie jak najbardziej skuteczne. Co ważne, możemy z niej skorzystać nawet na wiele miesięcy przed datą, kiedy kandydat miałby rozpocząć zatrudnienie. Pracodawca może być spokojnym, że środki poniesione przez niego w związku z rekrutacją i przygotowaniem miejsca pracy dla danego pracownika nie pójdą na marne, nawet jeśli pracownik rozmyśli się i nie podejmie pracy. Ważne jest jednak, aby treść umowy była dokładnie przemyślana, a ewentualne obciążenia miały swoje logiczne uzasadnienie.
Źródła:
art. 389, art. 390, art. 483 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
wyroki Sądu Najwyższego: z dnia 15 marca 1977 r. (I PRN 22/77), z dnia 17 marca 1988 r. (IV CR 58/88) i z dnia 6 stycznia 2009 r. (I PK 117/08)
