Praca zdalna – nowe wyzwania organizacyjne

Od 8 marca 2020 r. pracodawcy, działając w celu przeciwdziałania COVID-19 mają możliwość polecenia pracownikom wykonywania pracy w sposób zdalny. Początkowo przepisy przewidywały, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana do 4 września 2020 r., a nadto w ogóle nie precyzowały jakichkolwiek zasad jej wykonywania, co w praktyce powodowało szereg wątpliwości zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. 

5 września 2020 r. weszły w życie przepisy umożliwiające stosowanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. 

Jeszcze w czerwcu 2020 r. ustawodawca doprecyzował natomiast, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone pracownikowi, który ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy, o ile oczywiście rodzaj pracy pozwala na jej zdalne wykonywanie. Zarówno narzędzia, jak i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewniać ma pracodawca. Ustawodawca przewidział możliwość wykonywania pracy zdalnej z użyciem narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem jednak, że ich używanie pozwala na ochronę informacji poufnych, tajemnicy przedsiębiorstwa czy danych osobowych. 

Przepisy regulujące pracę zdalną są bardzo ogólne i w żaden sposób nie odnoszą się do kwestii związanych z BHP tak, jak dzieje się to np. przy telepracy. Przedsiębiorcy zadają sobie w związku z tym pytanie, czy mają obowiązek zapewnienia osobom wykonującym pracę zdalną bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Obowiązek taki wynika przecież z art. 94 pkt 4 KP. Równocześnie, ten sam Kodeks pracy w art. 207 § 1 precyzuje, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie pracy. W przypadku pacy zdalnej jednak pracownik nie jest w zakładzie pracy, a pracodawca często nie ma nawet wiedzy skąd pracownik pracę wykonuje: z domu, działki, kawiarni czy jeszcze innego miejsca. 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada wprowadzenie przepisów dotyczących pracy zdalnej do Kodeksu pracy, dopóki jednak nowe regulacje się nie pojawią, pracodawcy i pracownicy muszą radzić sobie na własną rękę. Pomimo braku szczególnych uregulowań dotyczących pracy zdalnej, chcąc minimalizować ryzyko wystąpienia wypadków przy pracy oraz różnego rodzaju nieprawidłowości, czy nadużyć w interesie każdej ze stron stosunku pracy jest określenie co najmniej podstawowych zasad wykonywania pracy zdalnej. Można się przy tym posiłkować regulacjami Kodeksu pracy dotyczącymi pracy zdalnej albo też, w zależności od potrzeb i specyfiki pracy, stworzyć własne zasady, które muszą pozostawać zgodne z przepisami Kodeksu pracy. 

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy zauważa, że nowe realia, z jakimi przyszło mierzyć się pracownikom mogą mieć negatywny wpływ na ich zdrowie psychiczne i fizyczne1. Praca zdalna wiąże się z zagrożeniami dla ergonomii. Praca przy monitorze ekranowym, nieodpowiednie stanowisko pracy i praca siedząca związane są m.in. ze zmęczeniem oczu; bólem i zaburzeniami mięśniowo-szkieletowymi; stresem; obciążeniem psychicznym i poznawczym2.

Aby umożliwić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej w sposób zgodny z zasadami BHP, Centralny Instytut Ochrony Pracy (CIOP) oraz Główny Inspektorat Pracy (GIP) zalecają natomiast określenie zasad i organizacji pracy zdalnej, obejmujące m.in. określenie godzin pracy, w których pracownik powinien pozostawać w gotowości do kontaktu z przełożonym, obowiązek raportowania wykonanych zadań. CIOP oraz GIP zwracają też uwagę na zasadność umożliwienia pracy zdalnej w elastycznych godzinach ze względu na fakt, że wykonywana jest ona często w miejscu, gdzie przebywa więcej osób (np. dzieci), których obecność może stanowić utrudnienie dla pracownika w realizacji zleconych zadań. Warto też zezwolić pracownikom na czasowe zabranie do domu sprzętu, którego używają w pracy (np. komputera, drukarki, lampy); pracodawca udostępniający pracownikowi sprzęt  powinien też pomyśleć o zabezpieczeniu własnego interesu poprzez np. ustalenie z pracownikiem zasad korzystania z tego sprzętu i jego ochrony przed uszkodzeniem. 

1.https://osha.europa.eu/pl/themes/covid-19-resources-workplace
2.https://oshwiki.eu/wiki/Practical_tips_to_make_home-based_telework_as_healthy,_safe_and_effective_as_possible