Pracodawca, który zamierza wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę (zarówno zawartą na czas określony jak i bezterminową) pamiętać musi o podaniu pracownikowi uzasadnienia swojej decyzji.
W razie odwołania się pracownika do sądu, sąd ten badać może także ten aspekt procesu rozstania się z pracownikiem – a więc to, czy pracodawca prawidłowo wywiązał się z obowiązku podania pracownikowi przyczyny zwolnienia. Trzeba przy tym pamiętać, że spór sądowy na tle zgodności z prawem wypowiedzenia umowy o pracę toczy się w granicach przyczyn, jakie wskazał pracodawca. Uzasadnianie decyzji o rozstaniu się z pracownikiem na etapie postępowania sądowego jakimiś dodatkowymi, niewskazanymi w wypowiedzeniu, nowymi przyczynami, zwykle nie odniesie skutku.
Prawidłowo sformułowana przyczyna wypowiedzenia:
- nie może ograniczać się do podania ogólnikowych zwrotów (jak np. nienależyte wykonywanie obowiązków, utrata zaufania, naruszenie dyscypliny pracy etc.) – pracownik musi wiedzieć, co konkretnie mu się zarzuca,
- nie musi oznaczać drobiazgowego wymieniania wszelkich faktów, niemniej musi być w konkretnym stanie faktycznym zrozumiała dla pracownika przy uwzględnieniu zdarzeń poprzedzających złożenie przez pracodawcę wypowiedzenia, (może być np. nieco bardziej ogólna, jeżeli pracownikowi już wcześniej zwracano uwagę np. na jakieś naruszenie jego obowiązków),
- musi pozwalać pracownikowi na podjęcie obrony czy polemiki z podanymi przez pracodawcę okolicznościami,
- może obejmować wskazanie kilku przyczyn, jeżeli to one łącznie skutkowały decyzją pracodawcy – w takim przypadku najczęściej nawet uznanie przez sąd jednej z nich za np. zbyt ogólnie podaną, czy w razie jej nie udowodnienia przed sądem przez pracodawcę, nie będzie to samo w sobie skutkowało wadliwością wypowiedzenia – w takim jednak przypadku sąd oceni proporcję i wzajemną relację przyczyn zasadnych i niezasadnych.
Nie istnieje więc jeden wzorzec konstrukcji przyczyny wypowiedzenia, zawsze muszą być uwzględniane okoliczności konkretnego przypadku (w tym także np. to, jakie stanowisko zajmuje pracownik i w jakim miejscu hierarchii służbowej jest ono usytuowane). Należy także pamiętać, że w przypadku rozwiązywania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników, na pracodawcy mogą spoczywać dalej idące obowiązki – np. nawiązanie do zastosowanych kryteriów doboru pracownika do zwolnienia.
