Chociaż od kilku już lat pracodawca nie ma obowiązku powiadomienia PIP o rozpoczęciu działalności, przepisy prawa nadal określają co najmniej kilkanaście przypadków, kiedy pracodawca z własnej inicjatywy ma obowiązek powiadomić tę instytucję (najczęściej właściwego okręgowego inspektora pracy) o różnych okolicznościach.
Obowiązki te wynikają zarówno z Kodeksu pracy, jak i z przepisów pozakodeksowych. Czasem obowiązek współdziałania z PIP kończy się tylko na dokonaniu powiadomienia, niekiedy zaś inspekcja dokonuje dalszych czynności (np. zatwierdza bądź odmawia zatwierdzenia wykazu prac lekkich dla młodocianych).
Kodeks pracy wymaga powiadomienia PIP m. in. w przypadku:
- zawarcia porozumienia o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (art. 9[1] ),
- zawarcia porozumienia o czasowym stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę (art. 23[1a] ),
- zawarcia tzw. „nielimitowanej” umowy o pracę na czas określony w przypadku, gdy pracodawca wskazuje obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, które to uzasadniają (art. 25[1] § 4 pkt 4),
- zamiaru wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego w równoważnym systemie czasu pracy, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub nie wyraża ona zgody na ustalenie m. in. okresów rozliczeniowych (art. 150 § 2)
- zawarcia porozumienia w przedmiocie przedłużenia okresu rozliczeniowego, o którym mowa w art. 129 § 2 Kodeksu pracy (art. 150 § 4)
- zatrudniania pracujących w nocy – na ich wniosek (art. 151[7] § 6),
- ustalenia wspomnianego już na wstępie wykazu prac lekkich, przy których mogą być zatrudniani młodociani na podstawie umowy o pracę (art. 200[1] § 3),
- śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego wypadku przy pracy oraz każdego innego wypadku, który wywołał takie skutki, a ma związek z pracą i może być uznany za wypadek przy pracy (art. 234 § 2),
- podejrzenia wystąpienia choroby zawodowej (art. 235 § 1),
- zawarcia układu zbiorowego pracy jak też zawarciu protokołu dodatkowego do takiego układu oraz o innych istotnych, określonych przepisami, zdarzeniach dotyczących obowiązywania układu,
- zamiaru powierzenia wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko do ukończenia przez nie 16 roku życia (art. 304[5] § 1).
PIP jest także tą instytucją, którą pracodawca ma obowiązek powiadomić o zgłoszeniu przez organizację związkową sporu zbiorowego (art. 8 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych).
Z kolei, z przepisów dot. rehabilitacji i zatrudniania osób niepełnosprawnych wynikają obowiązki dotyczące tych pracodawców, którzy np. zamierzają ubiegać się o status zakładu pracy chronionej. Jednym z elementów tej procedury jest wystąpienie do PIP o ustalenie, czy obiekty zakładu pracy odpowiadają przepisom i zasadom BHP oraz czy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higienicznosanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Podobna procedura dotyczy również tych podmiotów, które ubiegają się o status zakładu aktywności zawodowej.
Obowiązki, jakie zrealizować należy wobec PIP określają także np. przepisy ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. I tak, pracodawca delegujący pracownika do pracy w Polsce ma m. in. obowiązek wyznaczenia osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP (osoba ta powinna przebywać w okresie oddelegowania w Polsce), jak też złożenie do PIP – najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi – oświadczenia zawierającego informacje pozwalające na przeprowadzenie przez PIP kontroli w miejscu pracy. To PIP jest także adresatem tzw. umotywowanych powiadomień składanych przez pracodawców delegujących.
Obowiązki dotyczące notyfikacji PIP rozsiane są także po różnych przepisach z szeroko rozumianej dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy, jak np.
- rozporządzenie w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy, które zobowiązuje pracodawcę m. in. do cyklicznego przekazywania informacji o pracach, których wykonywanie powoduje kontakt z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
- rozporządzenie w sprawie BHP podczas wykonywania robót budowlanych, które nakłada na inwestora obowiązek poinformowania PIP na 7 dni przed rozpoczęciem budowy lub rozbiórki, na której przewiduje się wykonywanie robót budowlanych trwających dłużej niż 30 dni roboczych i jednoczesne zatrudnienie co najmniej 20 osób albo na której planowany zakres robót przekracza 500 osobodni,
- rozporządzenie w sprawie sposobów i warunków bezpiecznego użytkowania i usuwania wyrobów zawierających azbest, które nakłada obowiązek zgłoszenia PIP zamiaru podjęcia prac polegających np. na usunięciu azbestu z obiektów budowlanych lub instalacji przemysłowych.
