Dyskusja na temat przetwarzania danych osobowych kandydatów na stanowisko pracy po zakończeniu procesu rekrutacji od wielu lat budziła kontrowersję w związku z zasadą retencji danych, która nakazuje przechowywać dane osobowe nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
Prezes UODO w wydanym w 2018 r. poradniku dotyczącym ochrony danych osobowych w miejscu pracy wprost wskazał, że pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się zawszeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowo zatrudnionym pracownikiem. Wyjątkiem jest ziszczenie się innych przesłanek uprawniających administratora do przetwarzania tych danych.
Zachować czy usunąć?
W decyzji z dnia 17 stycznia 2022 r., nr DS.523.738.2021.ZS.AO Prezes UODO udzielił jednej ze spółek upomnienia za bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy po zakończeniu procesu rekrutacji. W ocenie Prezesa powoływanie się przez tę spółkę na przetwarzanie danych osobowych kandydata w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami (związanymi z naruszeniem zasady równego traktowania w nawiązywaniu stosunku pracy) nie znajduje żadnego prawnego uzasadnienia i nie stanowi przesłanki uprawniającej ją do przetwarzania tych danych.
Zgoła odmienne stanowisko przedstawił w dniu 4 sierpnia 2022 r. WSA w Warszawie (sygn. akt II SA/Wa 542/22). Za punkt wyjścia należało postawić analizę podstawy dalszego przetwarzania danych osobowych kandydatów w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Stosowanie tej podstawy przetwarzania wymaga wyważenia dwóch dóbr chronionych prawem – prawnie uzasadnionego interesu administratora z jednej strony i interesów, podstawowych praw oraz wolności podmiotu danych z drugiej. Według WSA prawnie uzasadniony interes nie oznacza tylko interesu wynikającego z przepisów prawa, lecz interes, który jest rozumiany szeroko. Interes ten obejmuje więc kwestie gospodarcze, faktyczne i prawne. Niezbędność przetwarzania zawarta w art. 6 ust. 1 lit. f RODO oznacza, że musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy realizacją prawnie uzasadnionego interesu a potrzebą przetwarzania danych.
Rozstrzygnięcie NSA
Pracodawca ma więc interes prawny do przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy w celu obrony przed roszczeniami osób biorących udział w rekrutacji. Podkreślenia wymaga, że przetwarzanie może polegać wyłącznie na przechowywaniu danych. Pracodawca ma więc prawo przetwarzać dane przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (w tym wypadku naruszenie zasady równego traktowania w nawiązaniu stosunku pracy z art. 183b § 1 pkt 1 i art. 183d k.p.), który zgodnie z art. 291 § 1 k.p. wynosi 3 lata. Po tym okresie dane należy usunąć. Jednocześnie nie zostają naruszone interesy lub podstawowe prawa i wolności kandydata, ponieważ spółka jako administrator przetwarza te dane wyłącznie ze względu na potencjalną możliwość wykorzystania ich w postępowaniu sądowym (zarówno ze strony kandydata jak i spółki).
Prezes UODO zaskarżył powyższą decyzję, pozostając przy swoim stanowisku. W dniu 20 lutego 2024 r. NSA (sygn. akt III OSK 2700/22) wydał jednak wyrok, który skargę kasacyjną Prezesa oddalił i podtrzymał stanowisko zajęte przez WSA w Warszawie.
