Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zmianach.

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie nowe przepisy dotyczące przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacji. O tych zmianach pisaliśmy tutaj już w lutym br.

Co więcej, tym właśnie zmianom wynikającym z Kodeksu pracy towarzyszyć będzie zmiana rozporządzenia regulującego kwestię dokumentacji pracowniczej. Obecnie obowiązujące Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. zostanie zastąpione od 1 stycznia 2019 r. nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ostatni znany projekt tego rozporządzenia podany na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pochodzi z 22 października 2018 r. Co z niego wynika?

Szerszy zakres rozporządzenia.

Po pierwsze szerszy będzie zakres regulacji rozporządzenia. Będzie ono bowiem określało nie tylko sposób przechowywania i prowadzenia dokumentacji, ale również np. kwestie związane z jej digitalizacją, sposobem komunikacji z osobą, której dokumentacja jest prowadzona, czy wreszcie zasadami wydawania kopii zgromadzonych dokumentów. 

Akta osobowe – pojawi się czwarta część.

Do tej pory akta osobowe składały się z 3 części. Zgodnie z projektem rozporządzenia akta osobowe będą składały się teraz z 4 części i będą obejmowały:

  • A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (Katalog dokumentów szeroko opisany, ale nie zamknięty.);
  • C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy oraz – co stanowi nowość –
  • D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. 

Wyodrębnienie części D podyktowane zostało obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy oraz wskazanych w przepisach odrębnych. Nowe rozporządzenie spowoduje, że zatarcie śladów po ukaraniu pracownika będzie technicznie łatwiejsze.

Sposób przechowywania oświadczeń lub dokumentów znajdujących się w aktach osobowych.

Sposób przechowywania oświadczeń lub dokumentów znajdujących się w aktach osobowych co do zasady nie ulega zmianie. W dalszym ciągu oświadczenia lub dokumenty mają być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane. Każda z części akt osobowych będzie zawierała pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.

Nowością jest, proponowana w projekcie możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Projektowane rozporządzenie określa także rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, mają tworzyć dokumentację pracowniczą. Są to: ewidencja czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Nowe rozporządzenie zawiera cały rozdział poświęcony szczególnym wymaganiom dotyczącym prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – tak, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych w ten sposób danych. Przykładowo, zgodnie z projektem zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polegać ma m.in. na opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania. 

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej.

Projekt określa także szczegółowo sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej – w zależności od tego, czy dokumentacja pracownicza prowadzona jest w postaci elektronicznej czy też przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej. 

Przepisy przejściowe. 

Zgodnie z przepisami przejściowymi przepisy rozporządzenia stosować się będzie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. Jednocześnie zostało wskazane, że stosuje się je także do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy, w dniu wejścia rozporządzenia. W tym przypadku pracodawcy będą mieli jednak czas – dokładnie 12 miesięcy – na dostosowanie się do nowych regulacji.